Belajar Manajemen Komunitas

"Kebersamaan adalah permulaan

Menjaga bersama adalah kemajuan

Bekerja bersama adalah keberhasilan."

Henry Ford

Saya suka sekali dengan kutipan di atas. Ini yang kadang membuat saya harus terus bergerak bekerja sama dengan banyak orang menuju titik yang saya inginkan. Proses bekerja sama dengan orang lain tentu membawa keseruan sendiri. Menurut bahasa talent mapping, buat orang individualization seperti saya, proses ini menarik, karena melihat person by person.  Saya sangat menikmati proses berinteraksi dengan orang dan mengetahui masing-masing keunikannya. Menemukan adanya keterkaitan dengan orang lain memicu andrenalin saya untuk terus bergerak belajar menjadi lebih baik. Dan saya menemukannya dalam sebuah komunitas. Ya. Komunitas, kumpulan orang-orang yang memiliki ketertarikan yang sama akan sesuatu. Dari beberapa komunitas yang saya ikuti, komunitas parenting satu ini pun membuat saya banyak belajar dengan ibu-ibu maka kini. Di mana mereka menemani buah hati dalam lingkungan teknologi yang berkembang pesat, orang tua yang sebagian besar melek teknologi dan sangat aware dengan parenting issue. Belum lagi bila ditambah dengan tsunami informasi melanda. Perjuangan untuk mendidik anak di tengah arus informasi bisa menjadi mata pisau yang bermanfaat atau mematikan.

Senin itu tanggal 10 Desember 2018, kami, pengurus Ibu Profesional Bogor berkumpul. Komunitas yang notabene adalah ibu-ibu ketjeh yang sehari-hari berjibaku dengan urusan rumah tangga, saatnya tampil sebagai pengelola komunitas  yang membawahi 6 kecamatan di kota Bogor dan 14 Kecamatan di kabupaten Bogor. Saatnya untuk belajar kembali menyatukan dan mengeratkan visi misi kami di komunitas.  Bertempat di aula masjid At Taqwa Atang Sanjaya, Semplak, Bogor, kami memulai hari dengan kupas tuntas alur komunikasi ke pengurusan yang tinggal satu tahun lagi. Saat organigram ditampilkan oleh ibu koordinator, kami saling mengingatkan akan fungsi garis horizontal dan vertikal ke sesama pengurus.  Siapa menjadi manajernya siapa dan apa fungsi serta tanggung jawab pada timnya. Yang menarik adalah kemudian dilanjut dengan sharing bersama bu Diena Syarifa tentang manajemen komunitas. 

Diskusi makin seru tak kala pembahasan mulai berkaitan dengan engagement anggota, pengelolaan kompetensi para member hingga bagaimana sebuah program baiknya berjalan dalam satu siklus. Simak yuuk apa saja yang kami pelajari waktu itu. Semua slide ini sudah seizin pemateri untuk disebar luaskan.

1. Mengapa perlu berkomunitas?

Slide pertama saat berdiskusi dengan pemateri adalah mengulik tentang hal yang sangat mendasar. Mengapa kita mau dan perlu ikut berkomunitas sih? Apa karena ingin belajar, mendapatkan banyak teman atau lainnya? Ini bikin  saya kembali mengingat tujuan awal saya bergabung dalam komunitas ini. Target apa yang ingin saya capai selama ada di dalamnya.  Dan ini menjadi bahan bakar yang super duper saat semangat sedang turun. Ok, sampai sejauh ini, dua dari tiga mimpi besar saya sudah terpenuhi di tahun ini selama bergabung di komunitas Ibu Profesional.

2. Engagement  

Berkecimpung dalam komunitas mana pun, kita akan menemukan orang-orang yang loyal, yang mau berkorban tanpa hitungan demi memajukan komunitas itu. Ada juga orang-orang yang sekedar ikut, follower saja atau bahkan tidak masuk dalam komunitas, tetapi mereka ikut berkontribusi karena memiliki tujuan yang sama. Kadang, ada yang tak mau terikat tapi mereka mendukung apapun aktifitas sebuah komunitas itu. Contoh sederhana adalah saat pemateri mengisi, beliau bukan anggota komunitas kami, namun ikut berperan dalam memajukan komunitas dengan mau berbagi ilmu dan pengalamannya. Bersinergi dengan orang-orang positif di luar komunitas pun mampu mengembangkan komunitas juga. Kalau dalam sebuah organisasi bisa memetakan anggotanya seperti itu, bisa menjadi asset sebagai bagian dari cara yang akan dilakukan untuk proses pengembangan komunitas ke depan. Dari sekian banyak anggota, berapa orang sih yang loyal, berapa persen yang cukup berpartisipasi saja? Lalu apa yang akan kita lakukan?

3.  Gallup Engagement Hierarchy

Dari hirarki di atas kita makin mengenal bahwa ada beberapa model orang untuk tertarik mengikuti sebuah kegiatan. Yang paling bawah adalah kebutuhan dasar. Apa sih yang akan didapatkan saat mengikuti kegiatan/komunitas itu? Kalau kebutuhan dasarnya terjawab, maka bisa jadi akan berpikir untuk lanjut. Apa yang bisa diberikan untuk komunitas tempatnya bernaung. Memang tak semua orang seperti ini, tapi buat Anda yang sudah lama berkecimpung dalam satu komunitas, orang-orang seperti yang ada di piramida itu akan terlihat. Dan makin ke atas, biasanya makin sedikit.  Orang-orang yang berpikir, bagaimana ya caranya mereka bisa mengembangkan komunitas? Apa yang harus dilakukan ya? nah, orang-orang seperti ini yang akan tumbuh dan berkembang bersama komunitas. Karena merasa bahwa komunitas telah sejalan dengan visi  misi pribadinya, otomatis mau berkorban membangun dan mengembangkan komunitas itu. Yang mau capek berlelah-lelah siang malam, mau berkorban energi, waktu dan pikiran/sekedar berbagi ide untuk mengembangkan komunitas agar mampu melayani anggota dengan baik. Ada kah orang-orang seperti itu di komunitas Anda? 

4. Kelola dengan manajemen yang baik

Bicara tentang pengelolaan, ada banyak sekali diskusi dan bacaan terkait hal itu. Menurut pemateri, tak lepas dari 3 unsur besar, yaitu SDM, Asset dan Sistemnya.  SDM bicara tentang cara pengelolaannya. Mulai dari rekrutmen, pengembangannya sampai kemudian bagaimana mempertahankan SDM yang ada di dalam. Karena mereka semua itu adalah asset. Ya, asset. Karena saat ini, asset tak hanya bicara tentang sebuah benda atau barang namun kekuatan terbesar sebuah komunitas pun ada pada orang-orang yang tergabung di dalamnya.  Dan terakhir, bicara sistem. Artinya dengan adanya orang-orang segitu banyaknya dalam sebuah komunitas, mau diapain, mau bagaimana dan mau seperti apa agar tujuan komunitas tercapai. Maka pembuatan sistem, program, value, struktur dan core talent sangat diperlukan. Bagaimana sistem yang ada saat ini? Berjalan seperti apakah program yang telah direncanakan? Sesuaikah program-program itu dengan value-nya komunitas? Sudah fahamkan para pengurusnya tentang struktur komunitas? Nah, yang menarik adalah core talent. Ada kompetensi tertentu yang disepakati untuk menduduki posisi pengurus. Talent seperti apa yang dibutuhkan untuk memegang amanah tertentu? Beliau mencontohkan dengan tools yang ada pada talent mapping. Misal, seluruh pengurus minimal memiliki 3 bakat tertentu yang menggambarkan values komunitas. Kalau pengurus sudah memiliki kesamaan talent, akan jauh lebih mudah unutk menggerakkan roda komunitas, karena memiliki misi dan visi yang sama ditambah dengan talent yang ada.

5. Bagaimana caranya?
Diakhir sesi materi, beliau menyampaikan tentang hal ini:

Secara bersama-sama perlu kiranya membuat dan menetapkan perencanaan yang memiliki tujuan yang jelas dalam sebuah komunitas.  Kerjakan dan komunikasikan. Dan diakhir jangan lupa untuk merayakan atau mengapresiasi setiap kemajuan atau keberhasilan kecil yang telah dilakukan. Apresiasi keberhasilan kecil akan membuat personil komunitas terus bergerak, merasa mampu dalam menyelesaikan rencana satu demi satu. Dan tak lupa kacamata setiap manajer dan koordinator dalam melihat keberhasilan kecil itu harus dilakukan dengan baik.

Di akhir sesi materi, beliau berbagi banyak sekali tips tentang (salah satunya) bagaimana membuat perencanaan yang baik. Perencanaan yang mampu terukur yang ga bikin nyesek kalau ada yang tak sesuai dengan keinginan. Yaitu dengan membuat sedikit perencanaan yang kita bisa mengerjakannya. Buat grafiknya setiap bulan, dari situ akan terlihat 'kekuatan' kita dalam merencanakan sebuah kegiatan.  Saat belajar merencanakan, yang difokuskan adalah kuantitasnya dulu agar bisa konsisten. Kalau secara kuantiti sudah terpenuhi dan konsisten, baru naik pada kualitas tiap kegiatan yang direncanakan itu.

Berangkat dari banyaknya tips tadi, siang hari setelah zuhur, kami membreak down semua rencana program yang telah disusun di masing-masing tim.  Dari sini terlihat, mana kegiatan yang beririsan dengan divisi lain. Berapa kegiatan dalam setiap bulan yang akan kita lakukan dan sebagainya.  Semoga Allah memampukan kami untuk terus menjalankan amanah ini hingga selesai.

Yuk kita benahi bersama. Karena pada dasarnya kita belajar bersama-sama dan sama-sama belajar.