Begini Cara Menghormati Tamu ala Ibu Profesional Jakarta


"Fokus pada kekuatan, siasati kekurangan."


Saya suka sekali dengan kalimat penggugah ini yang ada dalam materi Pandu 45 yang dibagikan panitia IP Jakarta.  Tanggal 8 Desember 2018 lalu saya mewakili Komunitas Ibu Profesional (IP) regional Bogor menghadiri  undangan workshop Pandu 45 yang diadakan oleh IP kota Jakarta. Buat saya ini kesempatan belajar kembali tentang Pandu 45 secara offline dan bertemu muka dengan sang founder, ibu Septi Peni dan pak Dodik.  Materi Pandu 45 ini sudah lama saya dapatkan jauh sebelum informasi workshop IP Jakarta. Saat itu saya hanya bergumam, cara seperti ini cocok banget kalau dipraktekkan para ibu di rumah dalam menemukan bakat dan minat anak melalui ragam kegiatan. Sesuai dengan namanya, Pandu, maka isi dari Pandu 45 memang betul memandu para orang tua dalam mengamati kemajuan anak di kesehariannya. Saya hanya membayangkan, seandainya ada semacam workshop Pandu 45, mungkin asyik bila kita bisa ikut menyelami maksud dalam tiap lembaran materi yang ada. Karena judulnya adalah workshop maka akan butuh kerja keras, kerja cerdas dan kerja ikhlas yang harus dilakukan oleh semua kompenen penyelenggara. Dan benar saja, Allah menyambut keinginan saya untuk berguru pada tim hebat di belakang layar workshop Pandu 45. Yup, kali ini saya hanya akan ngulik apa yang saya amati selama menjadi peserta. Untuk materi pandu 45 nya, lain kali saya resume ya.


Selama pra dan pasca kegiatan, ruh semangat para panitia itu terus menemani saya. Betapa sangat dilayani dan dihormati layaknya tamu adalah ratu. Berikut ini beberapa penghargaan saya untuk kegiatan workshop Pandu 45 yang saya ikuti beberapa hari yang lalu. Dan dari situ, saya banyak sekali belajar kebaikan.


  •  Welcoming email

Tepat satu hari setelah saya mengkonfirmasi keikutsertaan sebagai undangan dalam workshop itu,  masuk sebuah email pemberitahuan akan kegiatan tersebut. Mungkin hal ini sudah lumrah bagi sebagian besar penyelenggara acara untuk menarik engagement dengan peserta kegiatan. Namun ada sesuatu yang kekinian yang saya dapatkan dalam proses komunitas IP yang saya ikuti selama ini. Berikut isi emailnya :


img-1544502935.jpg

Mungkin sesuatu yang biasa saja bagi sebagian orang tetapi buat saya ini kemajuan luar biasa dalam mengikuti perkembangan teknologi dan berada dalam keluarga komunitas Ibu Profesional. Dalam badan email itu terlampir kode QR saya sebagai peserta. Keren nih ibu-ibu panitianya multimedia banget, digital mom. Kekinian dan sangat paperless. Kemudian saya membayangkan nanti saat hari H panitia registrasi hanya akan menggunakan smartphone nya untuk mendata kehadiran peserta yang mungkin ratusan.  Tak perlu lagi cara konvensional, tanda tangan kehadiran. Tentu ini akan mendorong para peserta untuk belajar bagaimana menggunakan kode itu, kebetulan saya mendengar diskusi salah satu peserta dibarisan antrian registrasi tentang kode QR ini. Bagaimana cara membuatnya dalam aplikasi dan semacamnya. Saya tersenyum bahagia untuk kemajuan ini. Top lah panitia.


  • Whatsapp Group

Seminggu jelang workshop, saya dan seluruh peserta diundang dalam sebuah grup WA Pandu 45. Selama beberapa hari, grup itu disetting hanya admin yang bisa mengirim pesan. Oke, ada informasi apa sajakah yang akan disampaikan panitia. Saya menunggu. Tepat tanggal yang dijanjikan dalam badan email waktu itu, salah satu panitia memperkenal diri dan mulai menyapa. Dan benar saja, satu persatu informasi terkait 5W 1H disampaikan dengan detil. 

Apa saja informasi yang diberikan dalam grup itu, mungkin kita bisa belajar mengelola kegiatan dari para panitia ini. Saya akan menyampaikan ala saya ya. Cekidooot.


1. Informasi apa itu workshop pandu 45

Informasi ini mereminder peserta tentang kegiatan apa sih yang akan kita hadiri nanti. Dibantu dengan e-flyer yang pernah saya lihat di beberapa IG nya @ibuprofesionaljakarta.  Ditambah lagi informasi tentang alur registrasi. Cekidot ya...


img-1544502988.jpg

Alur registrasi peserta

Tak hanya itu, lihat bagaimana tim mereka mempersiapkan woro-woro sebelum acara hari H. ini link-nya  Beneran serius banget nih panitianya.


2. Lokasi kegiatan

Informasi berikutnya tentang lokasi dan bagaimana cara kami sampai ke sana melalui beberapa jalur transportasi pilihan. Buat orang-orang yang belum pernah ke museum nasional, ini sangat membantu. Bagaimana panitia pun memberikan e-fllyer foto-foto menuju lokasi workshop.  Ini salah satunya;


img-1544503036.jpg


img-1544503057.jpg

Denah lokasi kegiatan

Semua informasi untuk memudahkan datang ke lokasi, terbantu dengan gambar. Ini membantu peserta yang kesulitan membaca peta atau tulisan rute. Hehehe. Kebetulan peta dan deskripsi menuju lokasi pun diberikan pada kami. Buat Anda yang hadir membawa anak menuju lokasi tertentu, mungkin 7 aktifitas ini  bisa membantu agar anak nyaman selama perjalanan.


Oia, termasuk lokasi tempat duduk peserta looh. Jadi ga perlu khawatir rebutan tempat duduk. Uniknya, lokasi duduk peserta sudah diberi nama dan disarankan menggunakan warna/dress code loh.


img-1544503164.jpg


3. Apa yang perlu dibawa

Tak hanya alat tulis yang harus dibawa, sebagaimana yang biasa dilakukan di banyak kegiatan Ibu Profesional, semua peserta dan panitia diminta untuk membawa snack sendiri atau dalam jumlah berlebih untuk bisa dinikmati oleh peserta lain. Lalu membawa wadah makan dan minum sendiri. Dan tak lupa, panitia penyelenggara menyediakan wadah makan siang yang bisa dibawa pulang peserta.  Uniknya, kami diminta mengisi google form untuk mendata, siapa yang bawa apa saat hadir nanti. Apa makanan basah, kering atau buah. Dengan dibantu list ini dari peserta, menurut saya akan memudahkan panitia untuk menyiapkan snack tambahan bila dirasa perlu, termasuk meja prasmanannya. Terbukti loh, saat snack time  workshop kemarin, snacknya berlimpah banget. Zero waste memang selalu digaungkan dalam setiap kegiatan ibu profesional. Ini menjadi bagian tanggung jawab kita mengenalkan adab kebersihan pada diri dan lingkungan terdekat kita. 


4. Kids Corner

Ini menarik. Walaupun saya hadir tak membawa anak, tapi saya melihat bagaimana kesungguhan para panitia dalam memuliakan peserta. Pernah kah Anda merasakan saat ingin mengikuti seminar atau pelatihan namun gelisah bagaimana dengan anak-anak di rumah tanpa Anda atau orang yang Anda percayai untuk mengasuh mereka selama Anda tidak ada? Atau sekalipun anak Anda ikut dalam sebuah seminar atau kegiatan, fokus kah Anda saat menimba ilmu di seminar itu? Berapa lama anak Anda cukup anteng dalam satu ruangan belajar bersama Anda? Nah, salah satu ciri khas dalam kegiatan Ibu Profesional lainnya adalah berusaha memberikan rasa nyaman dan aman pada orang tua yaitu dengan membuka layanan kids corner (KC). Panitia Pandu 45 ini bekerjasama dengan Tim KC IP Jakarta yang merupakan founder playdate organizer @K3Playdate. Tim ini juga bersinergi dengan beberapa volunteer KC Pandu 45 yang berasal dari KSPA UNJ, alumni LP3i Depok, dan ananda Ibu Ummi Kalsum. Panitia membagi usia anak yang masuk di KC.  Di grup ini, panitia terlihat mempersiapkan betul untuk memuliakan peserta dan anak selama kegiatan nanti berlangsung. Lihat saja infografis yang diberikan pada peserta :

 

img-1544503207.jpg

Rundown Kids Corner


img-1544503238.jpg

Perlengkapan untuk yang di KC

Satu lagi, selama orang tua yang menitipkan anak di KC, mereka bisa mendownload aplikasi tertentu untuk memantau aktifitas anak melalui CCTV gedung yang bisa dilihat dari smartphone orang tuanya. Keren ya.


img-1544503268.jpg

Screenshoot ini diambil oleh salah satu peserta

Mau tahu berapa jumlah kakak-kakak yang menemani anak bermain sementara orang tuanya belajar Pandu 45 selama kurang lebih 8 jam? Ini dia


img-1544503306.jpg
Berapa anak kira-kira yang mereka dampingi, cobaaa?

  • Aturan yang tegas dan informatif
Sejak awal disampaikan di grup WA, panitia telah menyampaikan bahwa registrasi bisa dimulai sejak H-1 dan jam 07.00-07.30 WIB saat hari H. Bagi peserta yang terlambat registrasi, tidak diperkenankan masuk ke auditorium kegiatan sampai jam istirahat tiba. Nyesek ya mak kalo telat. Tapi suwer, saya suka cara seperti ini. Membuat kita belajar menghargai diri sendiri dengan tepat waktu. Ga mau kaan, terlambat mendapatkan informasi dan ilmu Pandu 45? Hanya Anda lah yang bisa menentukan mau on time atau terlambat.

  • Zero Waste

Selain semua peserta membawa wadah makan dan minum sendiri, panitia juga menyiapkan trash bag di setiap sudut. Terutama saat makan siang tiba. Dan satu lagi, karena saat masuk ke auditoriumnya harus lepas alas kaki, panitia menyediakan tas ramah lingkungan, yang bisa digunakan kembali, untuk menyimpan alas kaki, loh. Ini dia penampakannya.

img-1544503345.jpg

Oren adalah warna dominan workshop ini


  • Kegiatan dikemas menarik dan penuh kejutan

Kegiatan ini sebetulnya bagian dari milad ke 7 nya IP Jakarta.  Maka tak heran banyak sekali kejutan-kejutan layaknya kita mengapresiasi pencapaian kebaikan selama 7 tahun itu. Termasuk di workshop Pandu 45. Mulai dari MC yang dipandu oleh mba Tyas-semoga betul namanya ya- Maknyes  yang beneran bikin maknyes. Ngocol  habis lah selama ngemsi seharian.  Kemampuannya membawakan acara sangat enterntain, mampu mencairkan suasana. Belum lagi kejutan rangkaian video yang bikin beberapa bapak-bapak di kanan dan kiri saya meneteskan air mata saat diputarkan video perjuangan seorang ibu menjadi ibu pembelajar yang selalu didukung suami. Tak berhenti sampai situ, sedikit teatrikal drama pun tersaji edun. Edun?  Iya, betapa tidak, mereka yang notabene para ibu, dengan berani adu acting di depan audience yang juga ada bapak-bapaknya looh. Uji nyali kalian lulus, maak. Hihihi. Kalau saya ditantang kek gitu, mending makan kuaci dua toples dah. Belum berhenti sampai di situ, siangnya, setelah seluruh materi pandu 45 tersampaikan, muncul video yang bikin sukses bapak sebelah saya lagi-lagi minta tissu untuk nge lap air matanya. Bagaimana menyajikan video tentang tanya jawab ibu dan anak yang bikin meleleh. Dan ternyata belum selesai juga kejutannya, tak lama, muncul anak-anak KC yang membawa hasil prakarya mereka, manggung, menyanyikan lagu bunda. Lengkap sudah itu yaa emak-emak yang pada nitipin anaknya di KC. Ga cukup tissue kayaknya, jilbab pun jadi alat paling mudah untuk menghapus air mata yang terus mengalir. Haru, bahagia menjadi satu. Keren panitianya. Saya sampai bingung mau mengabadikan banyak moment kek gitu. Rugi juga kamera andalan tak terbawa.


Buat Anda yang pernah merasakan bagaimana serunya mengelola sebuah kegiatan besar,  bersama pasukan panitia yang beragam ide dan kemauan, tentu faham rasanya.  Belum lagi bila kegiatan yang dikelola oleh para ibu yang nota bene banyak berkecimpung hanya di urusan dapur. Menghadirkan sebuah acara/kegiatan yang bisa menggugah peserta yang hadir, tentu melibatkan orang-orang yang mau berkorban banyak hal. Waktu, tenaga dan pikiran, bahkan termasuk kerempongan mengikutsertakan anak dalam hadirnya setiap rapat offline, misalnya. Hanya mereka yang mau belajar dan bergerak bersama yang mau mengambil dan mencoba kesempatan mengelola kegiatan. Berbulan-bulan pastinya untuk mempersiapkan kegiatan ini.


Dan kemarin saat saya menghadiri  workshop IP Jakarta, saya bisa bilang bahwa kegiatan itu sukses banget. Tampilan videonya apik dan menarik. Menyajikan tak hanya 'sekedar' workshop tapi lebih dari itu. Saya tahu 'serunya' membuat rangkaian video dari potongan beberapa gambar. Berhari-hari bahkan mungkin hingga ber minggu-minggu untuk menuntaskan video yang bisa dinikmati dan nampol makjlebb ke penonton. Acara ini dibuka dengan rangkaian  video seperti welcoming video untuk peserta tentang apa itu Ibu profesional Jakarta, aktifitas yang telah dilakukan hingga menjelaskan soal K3 gedung, loh. Termasuk cara menyelamatkan diri saat terjadi sesuatu di lokasi kegiatan.


Tak hanya itu, mungkin bagi orang lain terlihat biasa. Namun dengan menuliskan ini lah apresiasi tertinggi yang bisa saya sampaikan kepada seluruh panitia workshop Pandu 45 dan seluruh pengurus IP Jakarta. Tak perlu malu untuk belajar dari lingkungan terdekat dengan Anda. Dan kemarin, saya banyak mendapatkan pembelajaran luar biasa dari tim ketjehnya IP Jakarta.  Satu yang perlu diingat bahwa tak ada yang namanya evaluasi, yang ada adalah apresiasi.  Karena dalam apresiasi akan membawa semangat pembelajaran kebaikan baru untuk selalu bergerak memperbaiki diri. 

Bogor,  11 Desember 2018
Ika Pratidina-Perwakilan IP Bogor

Jangan ragu ngundang saya lagi ya maak. Hahaha

  • Selasa, 11 Desember 2018

Artikel Terkait

Serunya Konferensi Ibu Profesional
Serunya Konferensi Ibu Profesional
7 Stiker seru yang ngangenin saat jadi fasilitator
7 Stiker seru yang ngangenin saat jadi fasilitator
Keseruan Menarik di Kelas Bunda Sayang
Keseruan Menarik di Kelas Bunda Sayang
Keseruan Lain Fasilitator Online di Bulan Ramadhan
Keseruan Lain Fasilitator Online di Bulan Ramadhan
Ini Serunya Belajar di Kelas Remedial
Ini Serunya Belajar di Kelas Remedial
Belajar Manajemen Komunitas
Belajar Manajemen Komunitas
Belajar Bersama Kelas Bunda Sayang
Belajar Bersama Kelas Bunda Sayang
Gunakan Cara Ini Saat Malas Membaca Muncul
Gunakan Cara Ini Saat Malas Membaca Muncul

Komentar

Alif Kiky Listiyati
Alif Kiky Listiyati
Selasa, 11 Desember 2018

Masyaa Allah persiapan dan pelaksanaannya keren banget. 😍 Saya nunggu resume workshopnya mbak 😁

Helena
Helena
Selasa, 11 Desember 2018

Masya Allah. Terima kasih banyak Mbak Ika. Apresiasi di atas sangat detail. Baca ini membuat mata saya berkaca-kaca. Teman-teman A team memang luar biasa. Saya beruntung dikelilingi wanita-wanita hebat tersebut. Salam, Helena Divisi PDDM

Admin
Admin
Selasa, 11 Desember 2018

salam kenal mba Helena. Luar biasa loh 'jamuan'nya kemarin. Sehat selalu yaa untuk tim IP Jakarta. salam saya untuk semua

Tambahkan Komentar